Практика СЭД: развитие системы электронного документооборота и мобильного офиса
"Практика" - российская система электронного документооборота, ориентированная прежде всего на государственные органы, крупные компании и организации с повышенными требованиями к защите информации. Решение охватывает весь жизненный цикл документа: от регистрации и маршрутизации до согласования, выдачи поручений, контроля исполнения и архивного хранения.
Система включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Она работает на отечественном программном и аппаратном обеспечении и используется более чем в 15 федеральных министерствах и ведомствах, а также в организациях 11 регионов России.
Мобильный документооборот без привязки к рабочему месту
Одним из ключевых направлений развития "Практики" стал мобильный офис. Работа с документами со смартфона и планшета долгое время оставалась компромиссной: небольшой экран ограничивал удобство, мобильные устройства требовали дополнительной защиты, а сложные процессы СЭД было трудно адаптировать под упрощённый интерфейс.
Разработчики системы поставили задачу создать мобильный инструмент, который позволит не только просматривать документы, но и поддерживать полноценный управленческий цикл. Пользователь может знакомиться с материалами, принимать решения, назначать поручения и отслеживать их выполнение непосредственно с корпоративного устройства.
В 2022 году компания "Системы документооборота" представила приложение "Мобильный офис" для операционной системы "Аврора" 4.0. Продукт предназначен для удалённой работы в СЭД "Практика" и позволяет оперативно рассматривать документы, а также формировать поручения с помощью текстового и графического ввода.
Использование "Мобильного офиса" на доверенной платформе особенно важно для государственных структур и компаний, где к мобильному доступу предъявляются повышенные требования. В решении предусмотрена поддержка электронной подписи с применением КриптоПро CSP, протестированная на платформе "Аврора".
Основные возможности СЭД "Практика"
Функциональность системы строится вокруг управления правами, задачами и документами. В числе основных возможностей:
- разграничение доступа с учётом должности, роли и полномочий пользователя;
- защищённое хранение служебной информации;
- создание поручений и контроль сроков их исполнения;
- быстрый поиск документов и связанных сведений;
- маршрутизация материалов между подразделениями;
- поддержка электронного согласования;
- работа нескольких организаций в едином информационном пространстве;
- использование электронной подписи;
- доступ к системе с мобильных устройств;
- формирование единого архива управленческой документации.
Единое информационное пространство позволяет выстроить взаимодействие между ведомствами, подведомственными учреждениями, филиалами и коммерческими организациями. Это особенно актуально для проектов, в которых один документ проходит согласование сразу в нескольких структурах.
Интеграция с офисными приложениями
В октябре 2016 года "Системы документооборота" и "Новые облачные технологии" договорились об интеграции "Практики" с офисным пакетом "МойОфис".
В результате пользователи получили возможность работать с содержимым документов непосредственно в редакторах "МойОфис Текст", "МойОфис Таблица" и "МойОфис Презентация". Такой подход сокращает число переключений между программами и делает согласование более удобным.
Совместное редактирование в онлайн-режиме помогает нескольким сотрудникам быстрее вносить корректировки, обсуждать изменения и подготавливать итоговую версию документа. При этом офисные продукты "МойОфис" имеют лицензию ФСТЭК России, что соответствует требованиям организаций, работающих с защищённой информацией.
Расширение клиентской базы
К концу 2014 года к СЭД "Практика" были подключены более 50 тысяч пользователей. За предыдущий год систему начали применять свыше 40 новых клиентов, значительная часть которых представляла федеральные и региональные органы власти.
Среди новых пользователей назывались Министерство внутренних дел России, Министерство культуры, Министерство природных ресурсов, Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ.
В регионах к системе подключались администрация президента и правительства Республики Саха (Якутия), администрации Томской и Новгородской областей, аппарат губернатора и правительства Волгоградской области, а также региональные ведомства, отвечающие за информационные технологии, связь и управление государственным имуществом.
Среди заметных корпоративных клиентов упоминались "КамАЗ", оператор "МегаФон" и Российская академия художеств. Таким образом, решение применялось не только в органах власти, но и в крупных компаниях и учреждениях с разветвлённой структурой.
Стоимость и варианты внедрения
На этапе облачного предоставления стоимость работы с системой составляла 5 тысяч рублей в месяц за лицензию и 250 рублей за каждого пользователя. Для крупных и особых заказчиков предусматривалось размещение решения в корпоративном облаке организации.
Перед приобретением клиент мог воспользоваться 30-дневным тестовым периодом. Такой формат позволял оценить удобство интерфейса, проверить соответствие рабочих процессов требованиям компании и определить необходимое количество пользовательских лицензий.
Фактическая стоимость проекта может зависеть от числа сотрудников, набора модулей, требований к интеграции, уровня информационной безопасности и необходимости переноса ранее накопленных документов.
Использование в государственных структурах
В августе 2012 года "Практика" стала основной системой документооборота Министерства связи и массовых коммуникаций, заменив решение, созданное на базе системы "АйТи" - "Логика ECM", ранее известной как "БОСС-Референт".
Внедрение в министерстве было выполнено в сжатые сроки - примерно за две недели. Такая скорость стала возможной благодаря готовности платформы, заранее сформированным механизмам маршрутизации и возможности быстро адаптировать систему под внутренние процессы ведомства.
Для государственного сектора важны не только электронная регистрация и согласование документов. СЭД должна обеспечивать прозрачность исполнения поручений, сохранность истории действий, подтверждение полномочий сотрудников и соблюдение требований к защите информации. "Практика" развивалась с учётом этих задач.
Значение системы для организаций
Применение СЭД позволяет сократить время обработки корреспонденции, уменьшить объём бумажного архива и снизить риск потери документов. Руководители получают возможность контролировать исполнение поручений, а сотрудники - быстрее находить нужные материалы и понимать текущий статус каждого задания.
Мобильный доступ расширяет эти возможности. Руководитель может согласовать документ во время командировки, сотрудник - получить поручение вне офиса, а ответственное подразделение - отслеживать сроки без ожидания возвращения бумажной папки.
При этом мобильный документооборот должен внедряться вместе с регламентами безопасности. Организации необходимо определить правила использования корпоративных устройств, порядок блокировки доступа, требования к электронной подписи и процедуру действий при утере телефона или планшета.
Отдельное значение имеет интеграция с другими информационными системами. СЭД может быть связана с кадровыми, бухгалтерскими, архивными и корпоративными платформами. Это уменьшает дублирование данных и позволяет автоматически передавать документы между связанными бизнес-процессами.
Перспективным направлением остаётся развитие аналитики и автоматического контроля. Система может помогать выявлять просроченные поручения, определять наиболее загруженные подразделения, отслеживать длительность согласований и находить узкие места в документообороте.
Таким образом, "Практика" прошла путь от платформы для автоматизации ведомственной работы до комплексной среды управления документами. Её развитие включает поддержку отечественной инфраструктуры, интеграцию с российскими офисными продуктами, мобильный доступ на базе "Авроры", электронную подпись, защищённое хранение и взаимодействие между разными организациями.
